Privacyverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk?

FINKA Keukens, Fuhrhopstraat 35, Haarlem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98060597, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen in deze verklaring.

Vragen over privacy kunt u stellen via contact@finkakeukens.nl. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor ons bedrijf niet verplicht.

2. Welke gegevens, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang

Hieronder staat per verwerking welke gegevens wij gebruiken, met welk doel, op welke grondslag uit artikel 6 AVG en hoe lang wij de gegevens bewaren. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

2.1 Bezoek aan onze website

• Gegevens: IP-adres, browser- en apparaattype, opgevraagde pagina, verwijzende pagina en tijdstip (serverlogs).
• Doel: de website technisch leveren, storingen oplossen en misbruik of aanvallen tegengaan.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): een veilige en werkende website.
• Bewaartermijn: maximaal 30 dagen.

Wij gebruiken geen analysediensten zoals Google Analytics en maken geen bezoekersprofielen.

2.2 Contactaanvragen (contactformulier, e-mail, telefoon, WhatsApp)

• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats, uw contactvoorkeur, informatie over uw woning en keukenwensen (zoals afmetingen, stijl, materialen, gewenst moment en budget), hoe u ons heeft gevonden en uw bericht.
• Doel: uw vraag beantwoorden, een kennismaking plannen en een eerste voorstel voorbereiden.
• Grondslag: maatregelen die u vóór het sluiten van een overeenkomst vraagt (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: 12 maanden na het laatste contact als er geen opdracht volgt. Volgt er wel een opdracht, dan gelden de termijnen van 2.4 en 2.5.

2.3 Ontwerp en offerte

• Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, het adres van de woning waar de keuken komt, plattegronden, maten, foto's van de ruimte, uw wensen en keuzes (ook als u die doorgeeft via onze online keuzetool), en de offerte zelf.
• Doel: een ontwerp en een offerte op maat maken, inclusief prijsopgaven die wij bij leveranciers opvragen.
• Grondslag: maatregelen die u vóór het sluiten van een overeenkomst vraagt (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: 12 maanden na de offertedatum als u de offerte niet aanneemt. Neemt u de offerte aan, dan gelden de termijnen van 2.4 en 2.5.

2.4 Uitvoering van de opdracht, garantie en service

• Gegevens: de gegevens uit 2.3, aangevuld met planning, maat- en inmeetformulieren, aansluitschema's, bestellingen bij leveranciers, afspraken over levering en montage, en correspondentie.
• Doel: de keuken bestellen, leveren en monteren, en garantie en service verlenen na oplevering.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: tot 5 jaar na oplevering, zodat wij garantie- en serviceverzoeken kunnen afhandelen.

2.5 Facturatie en administratie

• Gegevens: naam, adres, factuurgegevens, betaalgegevens en de opdrachtbevestiging.
• Doel: facturen versturen, betalingen verwerken en voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
• Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG, art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
• Bewaartermijn: 7 jaar na afloop van het boekjaar.

2.6 Klantportaal

• Gegevens: e-mailadres en een versleuteld opgeslagen wachtwoord, de bestanden die u uploadt (foto's, tekeningen, pdf's), uw antwoorden op vragenlijsten en maatformulieren, uw digitale akkoord op offertes en documenten (naam, datum en tijd), en een logboek van uw activiteit in het portaal (bijvoorbeeld wanneer u een bestand uploadt of een offerte downloadt).
• Doel: u een veilige plek bieden om documenten te bekijken en met ons te delen, en bijhouden welke stukken u heeft ontvangen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of maatregelen vóór het sluiten daarvan (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: uw account wordt uiterlijk 3 maanden na oplevering gedeactiveerd. De inhoud bewaren wij volgens de termijnen in 2.3 en 2.4.

3. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, of als de wet ons daartoe verplicht.

3.1 Dienstverleners die namens ons gegevens verwerken (verwerkers)

Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.

• Vercel Inc. (Verenigde Staten): hosting van deze website, de keuzetool, het klantportaal en ons interne klantsysteem.
• Supabase Inc.: database en bestandsopslag voor het klantportaal, de keuzetool en ons interne klantsysteem. De gegevens staan op servers in Frankfurt (Duitsland).
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Google Workspace): onze e-mail. Ons interne systeem leest daarnaast automatisch offertes van leveranciers uit onze mailbox.
• Formspree Inc. (Verenigde Staten): stuurt de berichten uit ons contactformulier en de keuzetool door naar onze mailbox.
• Anthropic PBC (Verenigde Staten): AI-dienst die ons helpt om offertes en tekeningen van leveranciers uit te lezen en samen te vatten. Daarin kunnen uw naam en het adres van het project staan. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om AI-modellen te trainen en bewaart ze slechts kort. Een medewerker van FINKA controleert de uitkomst altijd.

3.2 Partijen die wij inschakelen om uw keuken te realiseren

Voor de uitvoering van uw opdracht geven wij de gegevens die nodig zijn (meestal naam, afleveradres, telefoonnummer en maatvoering) door aan:

• leveranciers van keukenkasten, werkbladen, apparatuur en accessoires;
• transport- en montagepartners en installateurs;
• fabrikanten, voor de registratie en afhandeling van garantie.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen met onze boekhouder of accountant, en met overheidsinstanties als de wet dat vereist.

3.3 WhatsApp en links naar social media

Als u ons via WhatsApp benadert, verwerkt WhatsApp (Meta) uw berichten volgens zijn eigen privacybeleid. Op onze website staan links naar Instagram en Pinterest. Dat zijn gewone links: er wordt pas iets gedeeld als u erop klikt en die website bezoekt.

3.4 Externe bestanden

Onze artikelenpagina laadt technische bestanden (scripts) van unpkg.com. Daarbij ziet die server uw IP-adres. Er worden geen cookies geplaatst.

4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Vercel, Google, Formspree en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven, waardoor gegevens in de Verenigde Staten verwerkt kunnen worden. Wij zorgen dat die doorgifte voldoet aan de AVG. Dat doen wij op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (als de partij daarvoor gecertificeerd is) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van deze waarborgen kunt u bij ons opvragen.

5. Cookies en lokale opslag

Deze website plaatst geen tracking-, analyse- of advertentiecookies.

De keuzetool slaat in uw browser een toegangsmarkering en een willekeurige sessiecode op, zodat uw keuzes bewaard blijven terwijl u de vragenlijst invult. Het klantportaal gebruikt een inlogcookie zodat u ingelogd blijft. Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de dienst die u gebruikt; daarvoor is geen toestemming nodig. U kunt de gegevens altijd verwijderen via uw browserinstellingen.

6. Beveiliging

Wij beveiligen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Alleen medewerkers van FINKA hebben met een persoonlijke inlog toegang tot ons klantsysteem. Wachtwoorden voor het klantportaal worden versleuteld opgeslagen. Merken wij een datalek, dan handelen wij volgens de wettelijke meldplicht.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen, en wij maken geen profielen. De AI-dienst uit paragraaf 3.1 gebruiken wij alleen om documenten uit te lezen. Een medewerker controleert de uitkomst altijd.

8. Bent u verplicht gegevens te verstrekken?

Nee. Zonder uw contactgegevens en de gegevens over uw ruimte kunnen wij alleen geen offerte maken of de opdracht uitvoeren. Factuurgegevens hebben wij nodig om aan de fiscale wetgeving te voldoen.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• uw gegevens in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen of te laten overdragen (dataportabiliteit);
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking daarvóór.

Stuur uw verzoek naar contact@finkakeukens.nl. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u om aanvullende bevestiging vragen. Wij vragen nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs.

10. Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via contact@finkakeukens.nl; wij lossen het graag samen op. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als onze verwerkingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij lopende klanten actief.

12. Contact

FINKA Keukens
Fuhrhopstraat 35, Haarlem
KvK 98060597
contact@finkakeukens.nl